# Die drei Inseln der Wahrheit: warum jede KI-Einführung mit Prozessklärung beginnt

> Bei fast jedem Kunden driften drei Sichten auf denselben Prozess auseinander: die Dokumentation, die Annahme der Führung und die gelebte Praxis. Diese drei Inseln der Wahrheit zusammenzuführen schafft Mehrwert schon ohne KI, und ist zugleich die Voraussetzung dafür, dass KI überhaupt Nutzen bringt. Warum, mit Dirks, Gates und der Forschung dahinter.

*Published: 2026-07-02*

*Source: https://vellmerk.ai/blog/drei-inseln-der-wahrheit*

Setzen Sie drei Menschen an einen Tisch und bitten Sie sie, denselben Prozess zu beschreiben. Die Prozessdokumentation, die zuständige Führungskraft und die Person, die den Prozess täglich ausführt. In den seltensten Fällen beschreiben diese drei denselben Prozess. Meistens sind es drei verschiedene.

Ich nenne das die drei Inseln der Wahrheit. Und ein wertvoller Teil der Beratung beginnt genau hier: sie wieder zusammenzuführen. Ganz ohne KI, und lange bevor überhaupt über KI gesprochen wird.

## Die drei Inseln der Wahrheit

**Insel 1: Die dokumentierte Wahrheit.** Der Prozess, wie er niedergeschrieben steht, im Qualitätshandbuch, in der Arbeitsanweisung, im Onboarding-Dokument. Wie es angeblich läuft.

**Insel 2: Die gefühlte Wahrheit der Führung.** Der Prozess, wie die Vorgesetzten glauben, dass er ausgeführt wird. Oft eine Mischung aus dem, was einmal eingeführt wurde, und dem, was man sich wünscht.

**Insel 3: Die gelebte Wahrheit im Prozess.** Der Prozess, wie die Menschen ihn tatsächlich Tag für Tag ausführen. Mit allen Abkürzungen, Workarounds und stillen Absprachen, die im echten Betrieb entstehen, meist aus gutem Grund.

Zwischen diesen drei Inseln liegen oft Jahre unausgesprochener Drift. Und fast niemand im Unternehmen sieht alle drei gleichzeitig.

## Warum das der Normalfall ist, nicht die Ausnahme

Wichtig für alle Beteiligten: Diese Kluft ist kein Zeichen von Schlamperei. Die Forschung kennt das Phänomen seit Jahrzehnten und hat ihm Namen gegeben. Zumal Dokumentation schnell veraltet: Der Prozess wandert weiter, das geschriebene Dokument bleibt stehen. Nur am Rande sei angemerkt, dass genau hier ein lohnender KI-Einsatz liegt, allein um die Dokumentation aktuell zu halten.

Der Sicherheitsforscher Erik Hollnagel unterscheidet zwischen „Work-as-Imagined“ und „Work-as-Done“, zwischen der Arbeit, wie Planer und Vorgesetzte sie sich vorstellen, und der Arbeit, wie sie tatsächlich getan wird. Sein Befund: In komplexen Systemen ist dieser Unterschied immer vorhanden, weil der Alltag Varianz erzeugt.

Schon früher beschrieben die Organisationsforscher Chris Argyris und Donald Schön den Spalt zwischen „espoused theory“ und „theory-in-use“, zwischen dem, was Menschen sagen, dass sie tun, und dem, was sie wirklich tun. Nicht aus Unehrlichkeit, sondern weil gelebtes Handeln stillen Regeln folgt, die selten jemand ausspricht.

Mit anderen Worten: Dass Ihre drei Inseln auseinanderdriften, ist erwartbar. Die eigentliche Frage ist nicht, ob es passiert, sondern ob jemand die Brücken baut.

## Die Brücke bauen, und was das schon ohne KI bringt

Genau das ist die Arbeit. Wenn die drei Inseln erst einmal auf einem Tisch liegen, lassen sich die entscheidenden Fragen stellen.

**Wie würden wir es machen, wenn wir auf der grünen Wiese starten würden?** Ohne Altlasten, ohne „das war schon immer so“. Dieser Blick löst Denkblockaden, die im Tagesgeschäft unsichtbar bleiben.

**Was ist der eigentliche Nutzen für jeden Beteiligten?** Jeder Prozessschritt existiert für irgendjemanden. Wer profitiert wovon, und woran genau? Wo Schritte diese Frage nicht beantworten, sind sie Kandidaten zum Streichen.

**Was sind die Pflichttore, durch die wir zwingend müssen?** Gesetzte Softwaresysteme, interne Vorgaben, externe Auflagen, gesetzliche Regeln. Vieles am Prozess sieht zu recht so aus, wie es aussieht. Das gilt es sauber zu trennen von dem, was nur historisch gewachsen ist.

Aus diesen Fragen entsteht das eigentliche Ergebnis: eine gemeinsam gesicherte Sicht. Ein Prozess, den Dokumentation, Führung und Ausführung zum ersten Mal seit langem wieder gemeinsam unterschreiben, als „so ist es, und so soll es sein“.

Das allein ist schon Mehrwert. Und regelmäßig höre ich an genau dieser Stelle denselben Satz, von Mitarbeitenden wie von Führungskräften: „Herr Vellmerk, Sie hätten schon vor Jahren kommen müssen“.

## Und dann, erst dann, kommt die KI

Hier schließt sich der Kreis zur künstlichen Intelligenz. Diese Prozessklärung ist keine nette Vorstufe, sie ist die Voraussetzung. Zwei bekannte Sätze bringen das auf den Punkt.

2015 formulierte Thorsten Dirks, damals CEO von Telefónica Deutschland, den inzwischen legendären Satz:

> „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ , Thorsten Dirks, 2015

Schon Jahre zuvor hatte Bill Gates dieselbe Mechanik beschrieben. In „The Road Ahead“ (1996) warnte er, dass Technik einen Vorgang nicht verbessert, sondern verstärkt:

> „Automatisierung, angewandt auf einen effizienten Vorgang, verstärkt die Effizienz. Automatisierung, angewandt auf einen ineffizienten Vorgang, verstärkt die Ineffizienz.“ , Bill Gates, 1996

Und es braucht nicht viel Fantasie, um zu sehen, dass für KI genau dasselbe gilt, nur schärfer. KI digitalisiert einen schlechten Prozess nicht nur, sie skaliert ihn, rund um die Uhr, in jeder Ausführung. Daraus wird bei uns ein eigenes Fazit:

> „Frei nach Dirks: Wer einen scheiß analogen Prozess digitalisiert, bekommt einen scheiß digitalen Prozess. Und wer ihn dann auch noch mit KI automatisiert, einen scheiß digitalen Prozess hoch zehn.“ , Thorsten Vellmerk

Das ist keine Rhetorik. Es ist genau das, was die Datenqualitäts-Forschung seit Jahren zeigt: Automatisierung korrigiert Fehler nicht, sie vervielfacht sie. Aus „garbage in, garbage out“ wird bei KI „garbage in, garbage at scale“. Der Schaden wird nicht kleiner, er wird größer. Ein sauber geklärter Prozess ist deshalb nicht die Kür der KI-Einführung, sondern ihre Pflicht.

## Der bleibende Wert

Das Zusammenführen der drei Inseln ist im Kern klassische Unternehmensberatung: der Kunde und seine Prozesse im Fokus, analytisch, ohne Vorannahme. Kein Tool, kein Modell, keine Plattform nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie ist das Fundament, auf dem alles Weitere erst tragfähig wird. Und genau hier ist ein externer Blick oft der entscheidende Hebel: Interne Wahrheiten wie „das war schon immer so“, die intern niemand mehr hinterfragt, lassen sich von außen leichter aufbrechen, durch jemanden, der sie gar nicht erst kennt, nicht blauäugig, aber ohne Vorbehalte, und mit dem Wissen, was sich in anderen Organisationen bewährt hat.

> „Die meisten Unternehmen glauben, sie hätten ein KI-Problem. In Wahrheit haben sie zuerst ein Klarheitsproblem. Sobald die drei Inseln der Wahrheit zusammenliegen, sieht man sehr genau, wo KI hilft, und wo sie den Murks nur beschleunigt hätte.“ , Thorsten Vellmerk

Wer KI einführen will, sollte deshalb nicht mit der KI beginnen, sondern mit einer ehrlichen Frage: Wissen wir eigentlich, wie unser Prozess wirklich läuft? Genau bei dieser Frage begleiten wir. Wir bringen die Erfahrung aus vielen Prozessen mit, führen Ihre drei Inseln zu einer gesicherten Sicht zusammen und unterstützen danach auch bei der Optimierung, bevor die erste KI ins Spiel kommt.

## Quellen und Weiterführendes

Das Dirks-Zitat im Kontext (Mice Guy): [mice-guy.com](https://www.mice-guy.com/blog/wenn-sie-einen-scheissprozess-digitalisieren-dann-haben-sie-einen-scheiss-digitalen-prozess)

Bill Gates über Automatisierung, The Road Ahead 1996 (BrainyQuote): [brainyquote.com](https://www.brainyquote.com/quotes/bill_gates_104353)

Die Kluft zwischen Work-as-Imagined und Work-as-Done (Patient Safety Authority): [patientsafety.pa.gov](https://patientsafety.pa.gov/ADVISORIES/pages/201706_80.aspx)

Argyris und Schön, espoused theory vs theory-in-use (infed.org): [infed.org](https://infed.org/dir/welcome/chris-argyris-theories-of-action-double-loop-learning-and-organizational-learning/)

Garbage in, garbage out und KI (TechTarget): [techtarget.com](https://www.techtarget.com/searchsoftwarequality/definition/garbage-in-garbage-out)

## Über Vellmerk.ai

Vellmerk.ai ist eine KI-Beratung (dänische ApS) von Thorsten Vellmerk. Aus über 20 Jahren Prozess- und IT-Erfahrung und mehrjähriger KI-Beratungspraxis unterstützt Vellmerk.ai KMU und öffentliche Verwaltung dabei, KI praxisnah und souverän einzusetzen, von der Strategie bis zur lokalen, on-premise-fähigen Umsetzung. In mehreren Kundenprojekten erprobt. [Erstgespräch vereinbaren](/contact).

## Häufige Fragen

### Was sind die drei Inseln der Wahrheit?

Die dokumentierte Wahrheit (wie der Prozess niedergeschrieben ist), die gefühlte Wahrheit der Führung (wie Vorgesetzte glauben, dass er läuft) und die gelebte Wahrheit im Prozess (wie er tatsächlich täglich ausgeführt wird). In der Praxis weichen diese drei fast immer voneinander ab, und fast niemand sieht alle drei gleichzeitig.

### Warum ist das für KI-Projekte relevant?

Weil KI einen unsauberen Prozess nicht heilt, sondern skaliert. Erst wenn alle drei Inseln zu einer gemeinsam gesicherten Sicht zusammengeführt sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, wo KI echten Nutzen bringt und wo sie den Schaden nur vergrößern würde.

### Bringt die Prozessklärung auch ohne KI etwas?

Ja, und zwar sofort. Das Zusammenführen der drei Sichten, die Klärung von Nutzen und Pflichttoren und der Blick auf die grüne Wiese erzeugen für sich genommen bereits messbaren Mehrwert, ganz unabhängig von Technologie.

### Ist so ein Auseinanderdriften ein Zeichen von schlechter Organisation?

Nein. Die Forschung (etwa Hollnagels Work-as-Imagined vs. Work-as-Done) zeigt, dass die Kluft in komplexen Systemen der Normalfall ist. Entscheidend ist nicht, dass sie existiert, sondern dass jemand die Brücken baut.